AI 코딩 에이전트, 디자인 툴, 자동화 툴을 팀에서 여러 개 쓰기 시작하면 가장 먼저 무너지는 것이 ‘누가 무엇을 결제 중인지’입니다. 결론부터 말하면 1~5명 팀은 Notion·Airtable로 시작하고, 카드 결제까지 묶고 싶으면 Cledara, 20명 이상에서 미사용 라이선스 회수가 중요하면 Torii·Zylo 같은 SaaS 관리 플랫폼을 보는 편이 낫습니다.
monstereae에서 AI 툴과 자동화 워크플로를 정리할 때도 ChatGPT, Claude, Cursor, Figma, Canva, Zapier, Make 같은 구독이 한꺼번에 늘어나면 월말에 비용보다 ‘소유자 불명’이 더 큰 문제가 됩니다. 그래서 이 글은 기능 나열보다 실제로 어떤 상황에서 어떤 도구를 고르면 덜 헤매는지에 맞췄습니다.
현재 결제 중인 SaaS 이름, 월 비용, 담당자, 갱신일을 한 줄씩 적으면 어떤 도구가 필요한지 바로 보입니다.
도구를 고르기 전에 확인할 3가지
1. 결제 추적만 필요한가, 계정 회수까지 필요한가
단순히 월 구독료를 보고 싶다면 Notion 데이터베이스나 Airtable만으로도 충분합니다. 반대로 퇴사자 계정 회수, 중복 라이선스 탐지, SSO 연동까지 필요하다면 전용 플랫폼이 필요합니다.
예를 들어 Cursor를 개발자 4명이 쓰고, ChatGPT Team을 기획자까지 함께 쓰는 정도라면 스프레드시트형 관리가 빠릅니다. 하지만 Slack, Google Workspace, GitHub, Figma, Jira까지 묶인 30명 팀은 수동 관리가 금방 한계에 부딪힙니다.
2. 카드와 승인 흐름을 같이 묶을지
Cledara, Ramp, Pleo 계열은 ‘구독 관리+법인카드/가상카드’에 강합니다. 새 툴을 결제하기 전에 승인받고, 툴별 가상카드를 발급해 예산을 통제하는 방식입니다.
국내 법인카드와 회계 프로세스가 이미 고정돼 있다면 이 부분은 도입 장벽이 될 수 있습니다. 이때는 Notion 또는 Airtable에 결제 증빙 링크와 갱신 알림만 붙이는 쪽이 더 현실적입니다.
주요 SaaS 관리 도구 비교
| 도구 | 잘 맞는 팀 | 강점 | 주의할 점 |
|---|---|---|---|
| Notion / Airtable | 1~10명, 초기 스타트업 | 빠른 구축, 자유로운 항목 설계, 비용 낮음 | 자동 탐지·계정 회수는 직접 만들어야 함 |
| Cledara | 해외 SaaS 결제가 많은 소규모 팀 | 구독별 카드, 승인 흐름, 예산 통제 | 지원 국가·회계 연동을 확인해야 함 |
| Torii | 20명 이상 SaaS 사용량이 많은 팀 | 앱 탐지, 라이선스 최적화, 워크플로 자동화 | 초기 설정과 권한 연동이 필요함 |
| Zylo | 엔터프라이즈·조달팀 | SaaS 지출 분석, 갱신 관리, 벤더 관리 | 작은 팀에는 과한 기능일 수 있음 |
| Sastrify | 구매·계약 협상이 중요한 팀 | 벤더 협상, 계약 관리, 비용 절감 지원 | 셀프서비스 관리 도구라기보다 조달 성격이 강함 |
제가 추천하는 현실적인 셋업
작은 팀: Notion + Slack 알림 + Make
처음부터 비싼 플랫폼을 붙이기보다 Notion에 구독 DB를 만들고, 갱신일 7일 전에 Slack으로 알림을 보내는 구성이 가장 빠릅니다. 필드는 서비스명, 요금제, 월 비용, 결제 카드, 담당자, 갱신일, 해지 링크, 마지막 사용 확인일 정도면 충분합니다.
Make나 Zapier를 쓰면 Notion의 갱신일을 기준으로 Slack 채널에 자동 알림을 보낼 수 있습니다. 이 정도만 해도 “누가 결제했는지 몰라서 그냥 연장”되는 상황을 크게 줄일 수 있습니다.
성장팀: Torii 또는 Cledara를 검토
사용자가 20명 안팎으로 늘고 Google Workspace, Slack, GitHub, Figma 계정이 엮이기 시작하면 전용 도구가 편합니다. 특히 퇴사자 계정이 남아 있거나, 같은 기능의 툴이 여러 개 생기는 시점이 신호입니다.
Cledara는 새 구독 승인과 카드 통제가 핵심이고, Torii는 이미 퍼진 SaaS를 찾아내고 정리하는 쪽에 가깝습니다. 구매 전에는 반드시 현재 쓰는 인증 시스템, 회계 툴, 법인카드 정책과 맞는지 확인해야 합니다.
구체적인 예: AI 툴 구독이 늘어난 팀
가상의 예로, 6명짜리 빌더 팀이 ChatGPT Team, Claude Pro, Cursor, Figma, Canva, Perplexity, Zapier를 각각 결제한다고 해보겠습니다. 이 경우 처음부터 Zylo를 도입하기보다 Airtable에 구독 목록을 만들고, 담당자를 한 명씩 지정하는 편이 빠릅니다.
다음 단계로 월 1회 ‘미사용 라이선스 확인’ 뷰를 만들어 최근 30일간 쓰지 않은 툴을 표시합니다. 실제 절감액은 팀의 사용 패턴에 따라 다르지만, 최소한 중복 결제와 자동 갱신 실수는 눈에 보이게 줄일 수 있습니다.
팀 규모별 추천
1인 창업자·프리랜서
Notion 템플릿이나 Google Sheets면 충분합니다. 중요한 건 멋진 대시보드가 아니라 갱신일과 해지 링크를 바로 찾는 것입니다.
소규모 SaaS 팀
Airtable + Slack + Make 조합을 추천합니다. 승인 상태, 비용 센터, 담당자를 넣어두면 나중에 전용 도구로 옮길 때도 데이터가 깔끔합니다.
관리자가 따로 있는 조직
Torii, Zylo, Sastrify를 비교하세요. 이 단계에서는 가격보다 SSO 연동, 앱 탐지 범위, 갱신 리포트, 계약 관리 기능이 더 중요합니다.
가장 흔한 실수
많은 팀이 ‘비용 절감’만 보고 도구를 고릅니다. 하지만 실제로 막히는 지점은 미사용 계정, 담당자 부재, 갱신일 누락, 퇴사자 권한 회수입니다.
따라서 첫 작업은 새 도구 결제가 아니라 현재 목록 정리입니다. 지난 3개월 카드 명세서와 이메일 영수증을 훑어 SaaS 이름을 뽑고, 각 항목에 담당자를 붙이세요. 이 작업 없이 플랫폼을 붙이면 대시보드만 예쁘고 데이터는 계속 틀어집니다.
FAQ
무료로 시작해도 괜찮나요?
네. 10명 이하 팀은 Notion, Airtable, Google Sheets로도 충분히 시작할 수 있습니다. 다만 담당자와 갱신일을 비워두면 무료든 유료든 관리가 안 됩니다.
AI 툴 구독은 개인 카드로 결제해도 되나요?
초기에는 가능하지만 팀 자산으로 쓰는 계정은 회사 결제 수단과 관리자 이메일로 옮기는 것이 안전합니다. 특히 GitHub, Cursor, Figma처럼 작업물과 권한이 얽힌 서비스는 개인 계정 의존을 줄이는 편이 좋습니다.
전용 플랫폼은 언제부터 검토하면 좋나요?
대략 SaaS가 20개를 넘거나, 입퇴사 때 계정 회수가 반복적으로 누락되거나, 갱신 계약을 놓친 경험이 있다면 검토할 시점입니다. 단순 비용표보다 운영 리스크가 커졌다는 신호로 보면 됩니다.
바로 할 다음 행동
오늘은 도구를 결제하지 말고, 현재 구독 목록부터 만드세요. 서비스명, 가격, 담당자, 갱신일, 해지 링크, 마지막 사용 확인일 6개 필드만 채워도 선택지가 좁혀집니다.
그 목록이 10개 이하면 Notion/Airtable로 유지하고, 20개를 넘으면 Torii·Cledara 같은 후보의 데모나 공식 문서를 확인하는 순서가 안전합니다.
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